.breadcrumbs{display:none !important;}

How to end an email with professionally-With Closing Examples

End Email@ ইমেইল বর্তমানে যোগাযোগের সবচেয়ে কার্যকারী একটি মাধ্যম।প্রয়োজনের তাগিদে এখন বহুমুখী কাজের জন্য আমরা Email ব্যবহার করে থাকি।গুরুত্বপূর্ন তথ্য আদান-প্রদান থেকে শুরু করে বার্তা প্রেরন,ভিডিও,অডিও,ফটো ছাড়াও বিভিন্ন কাজে আমরা প্রতিনিয়ত ইমেইল ব্যবহার করছি।
কিন্তু যখন আপনি কোনো Employment বা Business related  ইমেইল পাঠান।তখন আপনাকে সেই সব ইমেইলের থেকে বেশি গুরুত্ব দিতে হবে।যে ইমেইলগুলো আমরা দৈনন্দিন কাজে পাঠিয়ে থাকি।

একটি ইমেইল এর সবচেয়ে বেশি গুরুত্ব দিতে হয় Email Closing এবং Email Signature সহো আপনার সঠিক ইনফরমেশন গুলোতে।যদি আপনার এই বিষয়গুলো সম্পর্কে সঠিক ধারনা থাকে।তাহলে আপনি খুব সহজেই সাবলীলভাবে একটি মানসম্মত প্রফেশনাল ইমেইল পাঠাতে পারবেন।
বর্তমানে বেশিরভাগ তথ্য আদান-প্রদান করার জন্য ইমেইলকেই বেশি প্রাধান্য দেয়া হচ্ছে।তাই আপনার ইমেইলে পাঠানো মেইলটির সঠিক ফরম্যাটে পাঠানোর বিষয়টি বেশ গুরুত্বপূর্ন।
how to end an email
how to end an email

আজকে আমরা বেশ কয়েকটি মানসম্মত End Email এর স্যাম্পল সম্পর্কে জানবো।উক্ত ইমেইল ফরম্যাটগুলি আপনি আপনাকে একটি প্রফেশনাল ইমেইল প্রদানে সহায়তা করবে।
নিচে বর্নিত যে ইন্ড ইমেইল ফরম্যাট টি পছন্দ হয়।কাজের প্রকারভেদে সেই End Email ফরম্যাটটি ব্যবহার করতে পারবেন।
একটি বিষয় মনে রাখা উচিত। আপনার ইমেইলটি যদি সঠিক তথ্য প্রদানে সফল না হয়।তাহলে সেই ইমেইল এর কোনো অর্থই থাকবে না।

আর ইমেইল এর সঠিক তথ্য প্রদানের একটা গুরুত্বপূর্ন একটি বিষয় হলো, End Email/Email Closing.

What is end email?

End Email হলো, আপনার লেখা ইমেইলটির সর্বশেষ অংশ। End Email মূলত একটি ইমেইল এর বিষয়বস্তু প্রকাশে গুরুত্বপূর্ন একটি ভূমিকা পালন করে।হোক সেটা ইমপ্লোয়েন্টমেন্ট এর ক্ষেএে কিংবা কোনো বিজনেস রিলেটেড কাজে।
যদি আপনি আপনার Closing Email সঠিক ফরম্যাটে সাজিয়ে নিতে না পারেন।তাহলে প্রেরকের পাঠানো ইমেইল সম্পর্কে প্রাপক সঠিক ধারনা পাবেনা।

তাই আপনার সঠিক পরিচয় বহন এবং আপনার সম্পর্কে ষ্পষ্ঠ ধারনা দেয়াটাই হলো , End Email এর কাজ।

Importance Of end an email

আপনি যদি কাউকে মেইল করেন।তাহলে মেইল পাঠক আপনার ইমেইল এর উওর কত দ্রুত দিচ্ছেন।কিংবা আপনার পাঠানো ইমেইলটি আদৌ পড়েছেন কিনা।সে বিষয়টির অনেকটাই End Email এর উপর নির্ভর করে থাকে।

যখন আপনি কাউকে মেইল করবেন।যদি সেই মেইল Closing অংশটা পরিপূর্ন হয়ে থাকে।তাহলে মেইল পাঠক অবশ্যই সেই মেইল এর উওর দিবেন।

যেমন উদাহরন হিসেবে বলি, আপনার সাথে একজনের কথোপকথন হলো।কথার শেষে সেই ব্যক্তিটি যদি আপনাকে বলে,”আপনার সাথে দেখা করে খুব ভালো লাগলো।এই যে আমার কার্ডটা নিন।আপনার উওর খুব শ্রীঘ্রই পাবো আশা করছি।”

তাহলে আপনি অবশ্যই তার সাথে পরবর্তীতে যোগযোগ করতে চাইবেন।

ঠিক তেমনি ইমেইল এর ক্ষেএে ইমেইল এর শেষের অংশটি বেশ গুরুত্বপূর্ন ভুমিকা পালন করে।

How To End An Email

ইমেইল ইন্ড অংশকে আমি সাধারনত তিন ভাগে ভাগ করেছি।

  1. Professional end email
  2. Semi-professional end email
  3. Simple end email

Professionally End Email

যখন আপনি কোনো ইমপ্লোয়েন্টমেন্ট কিংবা বিজনেস রিলেটেড কোনো কাজে ইমেইল পাঠাবেন।সেই ইমেইলকে Professional Email বলা হয়।

প্রফেশনাল ইমেইল পাঠানোর সময় আপনাকে ইমেইল ক্লোজিং, ইমেইল সিগন্যাচার সহো সঠিক কনট্যাক্ট ইনফরম্যাশনে বেশ গুরুত্ব দিতে হবে।

How to end an email professionally?

ইমেইল সবগুলো একরকম হলেও প্রফেশনাল ইমেইল, সেমি প্রফেশনাল ইমেইল কিংবা সাধারন ইমেইল এর থেকে অনেকটা ভিন্ন।এই ইমেইলগুলো বড় কোনো ইমপ্লোয়েন্টমেন্ট কিংবা গুরুত্বপূর্ন বিজনেস রিলেটেড কাজে ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

তাই সেই ইমেইলগুলোর ফাষ্ট নেম,লাষ্ট নেম,কনট্যাক্ট ইনফরমেশনগুলো অবশ্যই গুরুত্বের সাথে আপনাকে প্রয়োগ করতে হবে।

Fast name-Last name

ইমেইল এ ব্যবহার করা নামের বিষয়টি খুব সাধারন হলেও।আমরা বেশিরভাগ ভুলটা এই অংশেই করে থাকি।কেননা মূল কনফিউশন আমাদের নামকে কেন্দ্র করেই হয়ে থাকে।আসলে এই বিষয়টি খুবই বিভ্রান্তিকর।

যখন আপনি কোনো প্রফেশনাল কাজে মেইল প্রদান করবেন।তখন অবশ্যই নামের দিকটি ভালোভাবে খেয়াল রাখবেন। যেমন, First Name - Last Name কিংবা First Name - Nickname.

মনে রাখবেন নামের ক্ষেএে যেনো কোনো প্রকার ভুল না হয়।

এতে করে যাকে আপনি মেইল করবেন।যদি আপনার মেইলে আপনার নাম সঠিকভাবে দেয়া থাকে।তাহলে মেইল পাঠক সহজেই মেইল প্রদানকারীকে সনাক্ত করতে পারবেন।

Title and Company 

আমি আগেও বলেছি, End Email/Closing Email মূলত মেইল প্রেরনকারীর সঠিক তথ্য বহন করে।তাই আপনার পাঠানো মেইলে অবশ্যই আপনি বর্তমানে কি কাজ করছেন, কাজের শিরোনাম খুব সাবলীলভাবে উপস্থাপন করবেন।

কোথায় কাজ করছেন, সেটা কোন কোম্পানি কিংবা কোন সংস্থা।সেই কোম্পানি কিংবা সংস্থায় অন্তর্ভুক্ত সকল তথ্য অবশ্যই মেইলে উপস্থাপন করবেন।

যেন মেইল পাঠক আপনার সম্পর্কে সম্পূর্ন পরিস্কার ধারনা পায়।

Contact Information

ইন্ড ইমেইল  এর ক্ষেএে আপনার দেয়া কনট্যাক্ট ইনফরমেশন খুবই গুরুত্বপূর্ন একটি অংশ।তাই আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য সকল প্রকার তথ্য দেয়ার চেষ্টা করবেন।

আপনার ফোন নম্বর,সোশ্যাল মিডিয়া প্রোফাইল লিংক।যেমন,Linkedin Profile url, Facebook Profile Url ইত্যাদি।

এছাড়াও আপনার সাথে যোগযোগ করার জন্য যদি আলাদা কোনো Mail Account থেকে থাকে।তাহলে সেগুলো দিতে পারেন।

মোটকথা, আপনার Contact Information ঠিক ততোটাই পরিপূর্ন থাকতে হবে।যেন আপনার সাথে পরবর্তীতে যোগাযোগ করতে কোনো প্রকার সমস্যা না হয়।

Digital Signature

ইমেইলের ক্ষেএে যদি আপনার কোনো ডিজিটাল সিগন্যাচার থাকে।তাহলে তা ব্যবহার করতে পারেন।আর যদি না থাকে, তাহলে ব্যবহার না করলেও চলবে।এই বিষয়টি তেমন বাধ্যতামূলক না।

আপনার Digital Signature না থাকলে।আপনি এই বিষয়টিকে এড়িয়ে যেতে পারেন।

এতক্ষনে আলোচনা করলাম, একটা প্রফেশনাল ইমেইল এ কোন কোন বিষয়গুলো সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ন।এবার জেনে নেয়া যাক Professional End Email  এর কিছু উদাহরন।

Professional Email Closing Example

  • Best,
  • Best regards,
  • Best wishes,
  • Fond regards,
  • Kind regards,
  • Regards,
  • Sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Thank you,
  • With appreciation,
  • With gratitude,
  • Yours sincerely,

Format For Professional Email

এই অংশে শুধু End Email নিয়ে নয়।বরং পুরো Email Format সম্পর্কে স্বল্প ধারনা দেয়া হবে।

আপনার সম্পূর্ন ইমেইলটি লেখা সম্পন্ন করার পর।আপনার লেখা সেই মেইলটিতে নিয়ম অনুযায়ী দাড়ি,কমা,সেমিকলন ইত্যাদি সঠিকভাবে প্রয়োগ করেছেন কিনা।তা অবশ্যই দেখে নিবেন।

যদি আপনার ডিজিটাল সিগন্যাচার থেকে থাকে।তা সঠিকভাবে দিয়েছেন কিনা।তা একবার চেক করে নিবেন।আমি আগেও বলেছি, যদি আপনার কোনো ডিজিটাল সিগন্যাচার না থাকে।তাহলে এ বিষয়টিকে আপনি এড়িয়ে যেতে পারেন।

এছাড়াও প্রতি শব্দের মাঝে প্রয়োজনীয় স্পেস দিয়েছেন কিনা।আপনার নাম,কোম্পানি কিংবা কোম্পানির টাইটেল এর সাথে অন্তর্ভুক্ত সকল তথ্য।সঠিকভাবে দিয়েছেন কিনা ।তা চেক করে নিবেন।

See the template below:

Closing,
[Digital signature, if you have one]
Full name:
Title and company:
Phone number:
Email address:

Sample Email Message Closings

Review example of professional signatures for emails and letters.

Closing Example #1
Best,
[Digital Signature]
MD.Kabir Khan
Assistant Director, ABC Marketing
333-444-6666
xyz@email.com
EXPAND 

Closing Example #2
 Regards,
Mrs. Farhana Parvin
Teacher, ABC Consulting Unit
22-222-2222/farhana@email.com 
EXPAND 

Closing Example #3
Sincerely yours,
Jonshon Mucky
English Teacher, BBC Charter Collage
222-22222-2222
Jonshon@email.com
EXPAND 

এতক্ষনে How to end email professionally সম্পর্কে আলোচনা করলাম।

চলুন এবার জেনে নেয়া যাক, সেমি প্রফেশনাল ইমেইল ইন্ড সম্পর্কে।

Semi Professional End Email


যখন আপনি কোনো ঘনিষ্ট বন্ধু কিংবা খুব কাছের কোনো ব্যক্তিকে কোনো মেইল করেন।মূলত সেই মেইলকেই বলা হয় সেমি প্রফেশনাল ইমেইল।

একটা প্রফেশনাল ইমেইল লেখার সময়।সেই ইমেইল এর সকল অংশকে যেভাবে গুরুত্ব দিতে হয়।Semi Professional Email এর ক্ষেএে তেমনটা প্রয়োজন হয় না।

তবে আপনি যদি সেমি প্রফেশনাল ইমেইলকেও সাবলীলভাবে লিখতে চান।তাহলে নির্দিষ্ট কিছু বিষয়ের উপর নজর দিলেই চলবে।

শুরুতেই সেমি প্রফেশনাল ইমেইল এন্ডিং এর কিছু স্যাম্পল দেখে নেই।

Sample Of Semi-Professional End Email

  • Cheers,
  • Faithfully,
  • Many thanks,
  • Warmly,
  • Yours truly,

Simple End Email


আমরা প্রতিনিয়ত প্রয়োজনে কিংবা অপ্রয়োজনে দৈনন্দিন যে মেইলগুলো পাঠাই।সেই ইমেইল গুলোকে সাধারন ইমেইল বলা হয়।
এই মেইলগুলোতে প্রফেশনাল কিংবা সেমি প্রফেশনাল ইমেইল এর মতো কোনো বিষয় নজর রাখতে হয় না। শুধুমাএ ইমেইল পাঠক এর নিকট পৌঁছালেই হলো।যেমন, আজকে আপনি কোথাও ঘুরতে যাবেন। সেক্ষেএে আপনার কোনো বন্ধুকে মেইল করে জানিয়ে দিলেন।

Example Of Simple end email


  • Thanks for writing .I hope to see you soon
  • Remember will be there an saturday at 7 AM
  • I plan to come soon for a visit. I can't wait to see you.
  • Love
  • Kind Regards
  • See you shortly 
  • Gratefully
  • Take Care
  • Have a nice day
  • Enjoy
  • Stay as you are 
  • Be safe

উপরে আলোচিত How to end email  কোন  End email format টি আপনার কাছে ভালো লেগেছে।তা অবশ্যই কমেন্ট করে জানাবেন। 


New Post Older Post

Thanks For Read the Article